Compliance-Richtlinien
Die Compliance-Richtlinien dienen dazu, den Mitarbeitern die grundlegenden und unverzichtbaren ethischen und rechtlichen Anforderungen, denen sie im Rahmen ihrer Tätigkeit entsprechen müssen, bewusst zu machen und ihnen im geschäftlichen aber auch im privaten Alltag eine Orientierung zu geben. Zu den Compliance-Richtlinien des Caritasverbandes für die Diözese Regensburg e.V. zählen:
1. Verbot von Diskriminierung
Alle Bewohner, Klientinnen und Klienten sowie Geschäftspartner sind fair und respektvoll zu behandeln. Der Umgang der Mitarbeitenden ist durch Fairness und gegenseitige Wertschätzung gekennzeichnet. Die persönliche Würde, die Privatsphäre und die Persönlichkeitsrechte jedes Einzelnen sind zu achten. Jegliche Formen von Diskriminierung, Belästigung oder Beleidigungen werden nicht toleriert. Das Gleiche gilt für jedwede Formen von Nötigung und Gewalt oder deren Androhung.
2. Qualität und Sicherheit von Dienstleistungen
Die Qualität und Sicherheit unserer Dienstleistungen ist die Grundlage unseres geschäftlichen Handelns. Jeder Mitarbeiter ist mitverantwortlich, dass diese Grundlagen im eigenen Verant-wortungsbereich eingehalten werden.
Gesetze und interne Richtlinien zur Sicherheit und Qualität sind konsequent zu achten.
Eine effektive und klar strukturierte Arbeitsorganisation und eine ausreichende Verteilung der Verantwortung sind unabdingbar für die zielgerichtete Erfüllung der Aufgaben und eine ent-scheidende Voraussetzung für Transparenz.
3. Mitarbeiterinnen / Mitarbeiter
Wir verpflichten uns zur Einhaltung der Grundordnung des kirchlichen Dienstes im Rahmen kirchlicher Arbeitsverhältnisse und damit zur Anwendung der tariflichen Bestimmungen.
Die Beauftragung von Honorarkräften und die Vereinbarung freier Dienstverhältnisse kommen nur dann in Betracht, wenn dies aus betrieblichen Gründen nötig ist und soweit die Gefahr der Scheinselbstständigkeit ausgeschlossen ist. Arbeitnehmerüberlassung wird nur in seltenen Ausnahmefällen, wenn eine zwingend erforderliche Stellenbesetzung auf andere Weise nicht möglich ist, in Anspruch genommen.
Durch geeignete Instrumente des Personalmanagements sollen die Gesundheit und die psy-chische Stabilität der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gewährleistet bleiben um damit die Ar-beitszufriedenheit, die Krankheits- und Fluktuationsrate zu verbessern. Nicht zuletzt wird damit auch das Risiko von Rechts- und Regelverstößen gesenkt.
4. Wettbewerb
Wir beteiligen uns am Wettbewerb ethisch und rechtlich einwandfrei. Wir tolerieren keine Geschäfte, die mit unlauteren Mitteln vorgenommen werden. Geschäfte, die eine Beeinträchtigung des fairen Wettbewerbs oder Verstöße gegen einschlägige Vorschriften zur Folge haben lehnen wir ab. Unser Ruf darf nicht durch rechtswidriges oder rechtlich zweifelhaftes Verhalten auf Spiel gesetzt werden. Unsere Marktstellung wollen wir durch eine hervorragende Qualität unserer Arbeit und Dienstleistungen erreichen und nicht durch unlautere Geschäftspraktiken. Kein Mitarbeiter und keine Mitarbeiterin des Caritasverbandes für die Diözese Regensburg e.V. darf Vereinbarungen mit Geschäftspartnern treffen, die eine Beeinträchtigung des Wettbewerbs bewirken oder bezwecken. Es ist nicht gestattet, Abnehmer oder Lieferanten gesetzeswidrig zu behandeln. Unsere Geschäftspartner vertrauen auf einen gewissenhaften Umgang mit Gesetzen und Richtlinien.
5. Umgang mit Bewohnerinnen und Bewohner, Klientinnen und Klienten, Anvertrauten, Kostenträgern, an einem Geschäft beteiligte Personen und Verantwortliche eines Amtes
Die Bewohnerschaft, Klientinnen und Klienten und an einem Geschäft beteiligte Personen dürfen weder unmittelbar noch mittelbar Vorteile angeboten, versprochen oder gewährt werden, die dazu geeignet sind, objektive Entscheidungen zu beeinflussen. Die Vergütungen von Beratern oder Vermittlern müssen in einem angemessenen Verhältnis zu den geleisteten Diensten stehen. Sie dürfen nicht dazu dienen an einem Geschäft beteiligte Personen oder Dritten unzulässige Vorteile anzubieten. Beamte, Politiker oder andere Vertreter öffentlicher Funktionen dürfen keine Leistungen oder Zuwendungen erhalten, die ihre Unabhängigkeit in Frage stellen könnten. Leistungsbeziehungen zu Lieferanten und an einem Geschäft beteiligte Personen müssen immer auf vertraglichen Regelungen beruhen. Verträge und Absprachen müssen schriftlich fixiert und dokumentiert sein und unter rechtlich ordnungsgemäßen Aspekten geschlossen werden.
6. Vorteile/Geschenke sowie Bewirtungen/Einladungen
Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter dürfen Belohnungen und Geschenke in Bezug auf ihre dienstliche Tätigkeit nur mit Zustimmung ihres Dienstgebers annehmen. Werden einem Mitarbeiter / einer Mitarbeiterin Belohnungen und Geschenke in Bezug auf seine dienstliche Tätigkeit angeboten, so hat er dies dem Dienstgeber unverzüglich unaufgefordert mitzuteilen. Dies gilt uneingeschränkt für alle Geldgeschenke. Bei Sachgeschenken gilt die Mitteilungs- und Zustimmungspflicht bei allen Belohnungen und Geschenken, sofern sie nach ihrem Wert nicht als geringfügig anzusehen sind. Bewirtungen oder Einladungen müssen einem berechtigten geschäftlichen Zweck dienen und in einem angemessenen Rahmen liegen. Dies gilt sowohl für die Annahme als auch für das Angebot von Bewirtungen und Einladungen. Unverhältnismäßige Maßnahmen in diesem Zusammenhang können als unzulässige Anreize zum Kauf von Produkten oder Dienstleistungen ausgelegt werden. Hier ist in besonders hohem Maß Sensibilität erforderlich. Branchenübliche Bewirtungen oder Einladungen sind akzeptabel (z.B. Essen im Rahmen geschäftlicher Besprechungen).
7. Spenden/Sponsoring
Bei allen Spenden und Zuwendungen sowie Sponsoring-Maßnahmen ist darauf zu achten, dass die gesetzlichen Vorschriften eingehalten werden. Der Caritasverband für die Diözese Regensburg e.V. leistet keine Spenden oder sonstige Zuwendungen, die dem Ansehen des Verbandes schaden könnten, an politische Organisationen, Parteien, einzelne Politiker oder andere Einrichtungen. Der Caritasverband für die Diözese Regensburg e.V. tätigt nur Spenden auf freiwilliger Basis und ohne Erwartung einer Gegenleistung. Die Anforderungen an die Genehmigung von Spenden, an eine vollständige Dokumentation sowie die steuerliche Abzugsfähigkeit sind zu beachten. Für Spenden werden Zuwendungsbestätigungen ausgestellt, die den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Der Verwaltungskostenanteil wird möglichst gering gehalten, um den Spendenzweck optimal zu erfüllen.
8. Vermeidung von Konflikten zwischen privatem und geschäftlichem Interesse
Geschäfte sind immer im besten Interesse des Verbandes zu tätigen. Jeder Mitarbeiter und jede Mitarbeiterin ist dem Verbandsinteresse verpflichtet. Es sind Situationen zu vermeiden, in denen persönliche oder eigene finanzielle Interessen der Mitarbeitenden oder diesen nahestehenden Personen mit dem Interesse des Caritasverbandes für die Diözese Regensburg e.V. kollidieren. Der Abschluss von Verträgen und die Vergabe von Aufträgen für den Verband haben ausschließlich unter wettbewerbsorientierten Gesichtspunkten zu erfolgen.
9. Datenschutz
Vertrauliche und bewohner- bzw. kundenbezogene Daten die nicht zur Kenntnisnahme für Dritte bestimmt sind, sind vor Missbrauch zu schützen. Beim Umgang mit personenbezogenen Daten ist jeder Mitarbeiter und jede Mitarbeiterin, jeder Bewohner und jede Bewohnerin, die Klientschaft und an einem Geschäft beteiligte Personen vor einer Beeinträchtigung seines Persönlichkeitsrechtes zu schützen. Personenbezogene Daten dürfen nur erhoben, verarbeitet und genutzt werden, soweit dies zur rechtmäßigen Aufgabenerfüllung erforderlich ist. Besondere Arten von personenbezogenen Daten können nur dann erhoben und gespeichert werden, wenn eine besondere Einwilligung vorliegt. Sämtliche datenschutzrechtlichen Bestimmungen, die Anordnungen über den kirchlichen Datenschutz (KDO) eingeschlossen sind einzuhalten. Eine sichere Archivierung ist sicher zu stellen.
10. Vertraulichkeit/Umgang mit Betriebsgeheimnissen
Die Mitarbeiterschaft ist zur Verschwiegenheit bei sämtlichen vertraulichen Angelegenheiten des Verbandes sowie bei allen vertraulichen Informationen von oder über Bewohnerinnen und Bewohner, die Klientschaft und Geschäftspartnern verpflichtet. Vertraulich sind sämtliche Informationen, die als solche gekennzeichnet sind oder von denen anzunehmen ist, dass sie nicht öffentlich bekannt sind und auch nicht bekannt gemacht werden sollen. Vertrauliche Informationen über den Verband dürfen nicht an außenstehende und nichtbeteiligte Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter weitergegeben werden. Die Mitarbeiterschaft hat verantwortungsvoll mit Betriebsgeheimnissen umzugehen und darf diese nicht dazu verwenden, sich oder anderen einen wirtschaftlichen Vorteil zu verschaffen.
Sämtliche vertraulichen Informationen sind vor unbefugter Einsichtnahme durch Dritte zu schützen. Auch verbandsintern ist dafür Sorge zu tragen, dass diese Informationen nur an die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter weitergegeben werden, die diese zur Erledigung ihrer Arbeit benötigen.
11. Verbandseigentum
Das Eigentum des Caritasverbandes für die Diözese Regensburg e.V. ist insbesondere vor Verlust, Beschädigung und Diebstahl zu schützen. Pflegliche Behandlung des Eigentums der Einrichtung und des Verbandes ist eine selbstverständliche Pflicht. Zum Eigentum des Ver-bandes gehören nicht nur Sachwerte, sondern auch immaterielle Güter (geistiges Eigentum, Software). Die Mitarbeiterschaft ist für den Schutz des Eigentums des Verbandes verantwortlich. Verbandseigentum und sonstiges Verbandsvermögen dürfen ausschließlich für die vorgesehenen Geschäftszwecke genutzt werden. Eine Nutzung für andere, insbesondere persönliche, illegale, oder sonst unzulässige Zwecke ist nicht erlaubt. Bei der Nutzung von Ressourcen und Betriebsmitteln (z.B. Telefon, PC, Internet, KfZ) sind hierfür bestehende spezifische Vorschriften zu beachten.
12. Finanzberichte / Gemeinnützigkeit
Gebote der Korrektheit und Transparenz erfordern es, dass jegliche Dokumentationen, Ab-rechnungen und Datenerfassungen vollständig, ordnungsgemäß und korrekt sein müssen, dass die betreffenden Daten fristgerecht erstellt werden sowie den gesetzlichen und vertraglichen Anforderungen entsprechen. Dies gilt in besonderem Maße für die Buchführung und die Rechnungslegung sowie die sonstigen Berichte. Die zuerkannte Gemeinnützigkeit des Verbandes verpflichtet zu einer strengen Abgrenzung zwischen den steuerbegünstigtem Zweckbetrieb und dem grundsätzlich steuerpflichtigen wirtschaftlichem Geschäftsbetrieb.
13. Kommunikation mit der Öffentlichkeit im Namen des Caritasverbandes für die Diözese Re-gensburg e.V.
Die Mitarbeiterschaft repräsentiert den Caritasverband für die Diözese Regensburg e.V. und kommuniziert durch seinen Dienst unbewusst und bewusst in der Öffentlichkeit.
Der Caritasverband für die Diözese Regensburg e.V. als Verband kommuniziert in der Öffent-lichkeit professionell und bedient sich dafür eigener und öffentlicher Medien. Offizielle Stellung-nahmen oder Äußerungen erfolgen nur durch den Direktor oder die dazu ausdrücklich beauf-tragte Person. Die Verbandskommunikation/Pressestelle des Diözesan-Caritasverbandes ist Ansprechpartnerin für Medienfragen und versucht, diese schnell und kompetent zu beantwor-ten oder den Redaktionen entsprechende Caritas-Experten zu vermitteln. Alle anderen Mitarbeitenden beantworten im Namen des Verbandes solche Fragen nicht eigenständig und geben keine Informationen heraus, die nicht rückgebunden an die Verbandskommunikation sind.
14. Schonung von Ressourcen/Schutz der Umwelt
Wir sehen es als Teil unserer Verantwortung an, die Natur als Lebensgrundlage zu schützen und sorgsam mit den Ressourcen umzugehen. Entsprechende Umweltmanagement-Systeme sind installiert. Der Caritasverband für die Diözese Regensburg e.V. bekennt sich zu seiner Verantwortung für den Umweltschutz und die Nachhaltigkeit von verbandlichen Entscheidungen. Daraus erwächst für alle Mitarbeitenden die Verpflichtung, bei ihrem Handeln und ihren Entscheidungen die Auswirkungen auf die Umwelt zu berücksichtigen und Belastungen für die Umwelt soweit wie möglich zu vermeiden.
15. Regelungen zur Einhaltung der Compliance-Richtlinien im Geschäftsalltag
Die Compliance-Richtlinien können die große Vielfalt des geschäftlichen Handelns der Mitar-beitenden des Caritasverbandes für die Diözese Regensburg e.V. nicht abschließend regeln.
Alle Mitarbeitenden müssen daher Fragen zum eigenen Verhalten im Geschäftsalltag immer wieder stellen.
- Sind die Entscheidungen und die daraus folgenden Handlungen rechtlich und ethisch korrekt?
- Entspricht das Verhalten den Grundsätzen und internen Richtlinien des Diözesan- Caritasverbandes Regensburg?
- Ist das Handeln frei von persönlichen Interessen, die im Konflikt zum Verbandsinteresse stehen?
- Wie wird das Verhalten in der Öffentlichkeit beurteilt (z.B. wenn man daraus aus der Presse erfährt)?
- Können die Auswirkungen des Verhaltens den Ruf des Caritasverbandes für die Diözese Regensburg e.V. schaden?
Die Mitarbeitenden müssen sich bewusst sein, dass sie sich selbst und auch dem Caritasverband für die Diözese Regensburg e.V. schaden, wenn sie gesetzeswidrig handeln oder gegen interne Richtlinien verstoßen. Auch kurzfristige Erfolge rechtfertigen nicht den Verstoß gegen langfristige Verbandsgrundsätze.
18. Umsetzung/Meldung von Verstößen
Die Mitarbeitenden sind für die Einhaltung der in diesen Compliance-Richtlinien festgelegten Re-geln verantwortlich. Es ist eine regelmäßig Aufgabe der Führungskräfte, sich mit den Compli-ance-Richtlinien zu befassen. Alle Führungskräfte haben dafür zu sorgen, dass ihre Mitarbeitenden mit den Inhalten der Compliance-Richtlinien vertraut sind und die geltenden Regeln beachtet werden. Durch ihr Verhalten sind die Führungskräfte ein Vorbild für die Mitarbeiterschaft. Auf der anderen Seite wenden sich die Mitarbeitenden an die zuständige Führungskraft bei Fragen bezüglich der Anwendung der Compliance-Richtlinien. Wenn ein Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin von einem gravierenden Verstoß gegen Vorschriften oder die Compliance-Richtlinien Kenntnis erhält ist alternativ die jeweilige Führungskraft oder der Direktor unverzüglich zu informieren. Die eingehenden Hinweise werden strikt vertraulich behandelt. Die Vertraulichkeit wird durch geeignete organisatorische und technische Maßnahmen sicherge-stellt. Das Interesse des (potentiellen) Verletzers am Schutz seines Persönlichkeitsrechtes wird beachtet. Die Informationen sollen es dem Caritasverband für die Diözese Regensburg e.V. ermöglichen, im Interesse der Mitarbeiterschaft, der Bewohnerinnen und Bewohner, der Klientschaft und an einem Geschäft beteiligten Personen auf eventuelle Missstände rechtzeitig zu reagieren und diese abzustellen. Durch solche Hinweise können die Mitarbeitenden dazu beitragen, dass der Caritasverband für die Diözese Regensburg e.V. auch zukünftig als integrer und vertrauenswürdiger Partner in der Öffentlichkeit wahrgenommen wird und sichert damit auch die Existenzgrundlage des Verbandes. In diesem Sinne sind auch die etablierten Beschwerdemanagement-Systeme in den Bereichen des Caritasverbandes für die Diözese Regensburg e.V. zu nutzen und regelmäßig in das Bewusstsein zu rufen.
19. Ansprechpartner
Für Fragen im Zusammenhang mit den Regeln der Compliance-Richtlinien stehen der Direktor und sämtliche Führungskräfte zur Verfügung.